카페 재고 관리 방법을 체계화한 매장은 평균 폐기율을 4~6%에서 2% 수준으로, 약 30% 이상 줄이는 경향이 있다. 핵심은 감이 아닌 데이터로 발주를 결정하는 것이다.
서울 변두리 12평 카페를 운영하는 한 사장님은 이번 달 매출이 1,800만 원이라고 했다. 그런데 통장에는 임대료 낼 돈도 빠듯하게 남아 있었다. 원인을 따라가 보니 매주 버려지는 우유 8L, 풍미가 떨어져 못 쓰는 원두 2kg, 안 나가는 시럽 한 박스가 매달 약 90만 원어치 쌓여 있었다. 매출이 아니라 폐기에서 새고 있었던 것이다.
카페 재고 관리 방법은 결국 두 가지다. 안 팔리는 재료를 줄이고, 잘 팔리는 재료를 끊기지 않게 하는 것. 그런데 이 둘을 동시에 잡으려면 감이 아니라 숫자가 필요하다.
카페 재고 관리가 사장님 통장에서 한 달에 얼마를 빼가고 있을까?
소상공인진흥공단의 외식업 경영실태 보고서에 따르면 외식업 평균 식자재 폐기율은 매출 대비 약 4~6% 수준이다. 월매출 2,000만 원 카페라면 80만 원에서 120만 원이 매달 쓰레기통으로 들어간다는 뜻이다. 1년이면 1,000만 원이 넘는다.
문제는 이 손실이 영수증에 “폐기”라고 찍히지 않는다는 것이다. POS에는 매출만 잡히고, 발주 비용은 다른 엑셀에 있고, 실제로 버린 양은 어디에도 기록되지 않는다. 감각적으로 “재료비가 좀 나가네” 정도로 끝난다.
농림축산식품부 자료에 따르면 유통기한 임박·초과로 인한 식품 폐기율은 2024년 기준 연 4.2% 정도로 추정된다. 2025년 들어 원두 가격이 2024년 대비 약 18% 오르고, 2026년 최저시급이 10,440원으로 오르면서 같은 폐기율이라도 사장님이 부담하는 금액은 매년 늘고 있다.
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카페 재고가 안 맞는 진짜 원인은 뭘까?
대부분의 사장님이 폐기를 줄이려고 노력한다. 그런데도 매달 비슷한 금액이 빠져나간다. 이건 능력 문제가 아니다. 도구의 문제다. 카페 재고가 안 맞는 원인은 보통 세 가지로 나뉜다.
첫째, 감으로 발주한다. 지난 주말 손님이 많았으니 다음 주도 그럴 거라고 가정한다. 일반적으로 주말 객단가는 평일보다 약 20% 높지만, 평일 발주까지 주말 기준으로 잡으면 평일분이 그대로 남는다. 월 단위로 누적되면 적지 않은 금액이다.
둘째, 유통기한 순환이 안 된다. 신선한 우유가 들어오면 직원이 앞쪽 칸에 둔다. 손님이 가까운 우유부터 꺼내 쓰면 뒤쪽 오래된 우유는 결국 상한다. 이걸 막으려면 FEFO(First-Expiry, First-Out) 원칙이 필요하다. 유통기한이 빠른 것부터 앞으로 빼야 한다.
셋째, 사용량이 기록되지 않는다. 직원이 시럽을 더 많이 짜거나, 우유를 흘리거나, 음료를 잘못 만들어 버리는 일은 매장에서 매일 일어난다. 그런데 그 숫자를 적는 매장은 드물다. 실재고와 시스템 차이가 한 달에 5~10% 정도 누적되면, 발주는 점점 더 부정확해진다.
한 카페 사장님은 이렇게 말했다.
> “숫자가 안 맞을 때, 그게 직원 실수인지 폐기인지 도난인지 알 방법이 없었다. 매달 결산할 때마다 답답했는데, 결국 ‘그냥 그런가 보다’ 하고 넘어갔다.”
잘 되는 카페는 재고를 어떻게 관리하고 있을까?
폐기율을 매출 대비 2% 이내로 유지하는 카페에는 공통점이 있다. 매장이 크지 않아도, 사장님이 IT에 약해도, 다음 다섯 가지는 거의 빠지지 않는다.
1) 주 1회, 정해진 요일에 재고 실사를 한다. 월요일 오전 영업 시작 전이 가장 많이 쓰는 시간대다. 영업 중에 세면 음료 주문이 들어와 정확도가 떨어지는 경향이 있다.
2) SKU별 표준 사용량을 안다. 라떼 1잔에 우유 200ml, 아메리카노 1잔에 원두 18g — 이런 식의 표준 사용량을 정해두면 “오늘 라떼 50잔 팔렸으니 우유 10L 나갔어야 한다”는 역산이 가능해진다.
3) FEFO를 시각적으로 강제한다. 유통기한이 빠른 재료를 앞에 두고, 색깔 라벨을 붙인다. 빨간 라벨은 3일 이내, 노란 라벨은 7일 이내 이런 식이다.
4) 발주는 한 사람이, 검토는 사장이 한다. 직원이 발주까지 하면 “필요해 보이는 것”을 더 시키는 경향이 있다. 사장이 일주일에 한 번 발주서를 검토하는 절차만 있어도 과발주가 줄어든다.
5) 폐기 노트를 쓴다. 버린 재료, 양, 이유, 날짜를 노트 한 권에 적기만 해도 한 달 후 패턴이 보인다. 이게 다음 발주의 근거가 된다. 자세한 실사 절차는 가게 재고 실사 하는 법 가이드에 정리해뒀다.
발주량은 어떻게 계산해야 할까?
감으로 시키지 않으려면 공식이 필요하다. 카페 재고 관리에서 가장 많이 쓰는 공식은 다음과 같다.
> 적정 발주량 = (평균 일판매량 × 리드타임) + 안전재고
여기서 안전재고는 평균 사용량의 표준편차를 기준으로 잡는다. 평소 달과 잘 팔리는 달의 차이만큼 여유분을 두면 된다고 이해하면 쉽다. 보통은 1배(50% 확률로 결품 안 남) ~ 2배(약 95% 확률) 사이에서 결정한다.
| 항목 | 평균 일사용량 | 리드타임 | 표준편차 | 안전재고(2σ) | 적정 발주량 |
|---|---|---|---|---|---|
| 우유 1L | 5L | 2일 | 1.2L | 2.4L | 12.4L |
| 원두 200g | 800g | 3일 | 150g | 300g | 2,700g |
| 바닐라 시럽 | 80ml | 5일 | 30ml | 60ml | 460ml |
출처: 한 카페의 12개월 매출·발주 데이터 분석, 2025
리드타임도 거래처마다 다르다. 원두 거래처는 주 2회 발송하지만 우유 거래처는 매일 발송할 수도 있다. 같은 “3일치 발주”라도 거래처별 운영 일정에 따라 결과가 달라진다는 점을 기억해야 한다.
원두·우유·시럽 — 품목별로 어떤 차이가 있을까?
카페 재고 관리 방법은 품목별로 완전히 다르다. 같은 “재고”라도 보관 조건과 회전율이 다르기 때문이다.
| 품목 | 보관 조건 | 권장 보유 일수 | 핵심 관리 포인트 |
|---|---|---|---|
| 원두 | 상온, 직사광선 X, 밀폐 | 7~14일 | 로스팅 후 2~4주가 풍미 피크. 1개월치 사재기는 풍미 손실 |
| 우유·생크림 | 4℃ 냉장, 개봉 후 24시간 | 2~3일 | 작은 단위 자주 발주가 박스 단위 1회 발주보다 폐기 적다 |
| 시럽 | 상온, 개봉 후 2~3개월 | 30~60일 | 안 나가는 메뉴 시럽은 단종 결정. 메뉴를 줄이는 게 답 |
| 베이커리 | 냉동 보관, 일일 해동 | 당일~3일 | 해동량을 시간대별 매출 패턴에 맞춰 분산 |
| 얼음·생수 | 상온/냉동 | 7일 | 여름철 사용량 표준편차가 평균의 50% 넘는다 |
특히 원두는 “많이 쟁여두는 게 이득”이라는 오해가 흔하다. 도매가 할인을 받아도 풍미가 떨어진 원두로 만든 음료는 재구매율을 떨어뜨린다. 매출은 가격이 아니라 객단가와 재방문에서 나온다.
우유는 정반대다. 작은 단위로 자주 시키는 게 폐기율을 줄인다. 한 카페 사장님은 “꼼꼼하지 않아서가 아니었다. 매일 매출이 다른데 우유 주문량을 사람 머리로 다 맞추는 건 무리였다”고 말했다. 편의점 재고 관리 방법에서도 비슷한 원칙을 적용할 수 있다.
재고 관리에서 사장님이 자주 하는 5가지 실수
매장에서 자주 보이는 실수를 정리하면 대체로 다음과 같다. 하나라도 해당된다면 바로 점검해보세요.
실수 1. 할인 미끼에 끌려 박스 단위 사재기. “한 박스 더 사면 10% 할인”에 끌려 한 달치를 시킨다. 할인받은 금액보다 폐기·풍미 손실이 더 크면 손해다. 적정 보유 일수를 넘긴 발주는 일반적으로 손해다.
실수 2. 시즌 메뉴 재료를 시즌이 끝나도 보관한다. 가을 한정 시럽이 12월에 캐비닛에 그대로 있다. 시즌 끝 일주일 전에 재고를 점검하고 남은 재료는 할인 메뉴로 빠르게 소진하는 게 답이다.
실수 3. 직원에게 발주 권한을 주고 검토를 안 한다. 직원은 “필요해 보이는 것”을 더 시키는 경향이 있다. 사장이 검토하지 않으면 유통기한 재고 관리 방법이 무너진다.
실수 4. 영업 중에 재고 실사를 한다. 손님이 한 명이라도 들어오면 카운트가 끊긴다. 결과를 신뢰할 수 없으면 다음 발주도 부정확해진다.
실수 5. 엑셀 한 파일을 모든 직원이 동시에 수정한다. 누가 언제 어떤 숫자를 바꿨는지 추적이 안 된다. 매장이 1개라도 권한 분리는 필수다.
오늘 당장 실행할 수 있는 한 가지
이번 주말까지 폐기 노트 한 권을 만들어보세요. 그냥 노트 한 권에 날짜, 버린 품목, 양, 이유만 적으면 된다. 4주만 모아도 어떤 품목이 어느 요일에 가장 많이 버려지는지 패턴이 보인다. 그 패턴이 다음 발주의 근거가 된다.
카페 재고 관리 방법은 시스템 도입보다 데이터 수집부터 시작하는 게 효과적이다. 4주 데이터가 모이면, 그때부터 발주 공식과 FEFO를 적용하기가 훨씬 쉬워진다.
자주 묻는 질문
Q: 카페 재고 관리는 얼마마다 해야 하나요?
A: 보통 주 1회 정해진 요일에 재고 실사를 권장한다. 우유·생크림 같은 신선 품목은 매일 마감 시 잔량을 체크하고, 원두·시럽 같은 장기 보관 품목은 주간 단위로 충분하다. 자세한 실사 절차는 가게 재고 실사 하는 법을 참고하세요.
Q: 카페 폐기율은 몇 % 이내가 정상인가요?
A: 외식업 평균이 매출 대비 약 4~6%이지만, 잘 관리되는 카페는 2% 이내를 유지하는 경향이 있다. 5%를 넘는다면 발주량과 FEFO 적용을 다시 점검할 필요가 있다.
Q: 원두를 한 달치 미리 사두면 안 되나요?
A: 일반적으로 권장하지 않는다. 로스팅 후 2~4주가 풍미 피크이기 때문에 한 달치 사재기는 도매가 할인보다 풍미 손실이 더 큰 경우가 많다. 7~14일치를 기준으로 회전시키는 게 좋다.
Q: 발주는 사장이 직접 해야 하나요, 직원에게 맡겨도 되나요?
A: 작성은 직원이 하더라도 검토와 승인은 사장이 하는 구조가 폐기율 관리에 유리하다. 직원에게 전적으로 맡기면 “부족하면 안 되니까” 더 시키는 경향이 있어 과발주가 누적되기 쉽다. 유통기한 재고 관리 방법도 함께 적용하면 효과가 크다.
Q: 재고 관리 엑셀 양식은 어떻게 만드나요?
A: 최소 4개 컬럼이면 충분하다. 품목명, 단위(L/g/ml), 일평균 사용량, 안전재고. 여기에 거래처별 리드타임만 추가하면 발주량 자동 계산이 가능하다. 다만 여러 직원이 동시에 수정하면 데이터가 깨질 수 있으니 권한 분리가 필요하다.